Sistem Pengelolaan Rekrutmen Staf Laboratorium
Komputer
Christian Michael Unamo, Tanti Kristanti Jurusan Teknik
Informatika
Fakultas
Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha Bandung
Jl. Prof.
Drg. Suria Sumantri No. 65, Bandung 40164 email: michael_oenamo@yahoo.com,
tantikristanti02@yahoo.com
ABSTRACT
Computer
laboratory becomes a very important part in the educational institutions
especially to provide the opportunity for students to understand, utilize and
develop computer-based technology. The existence of laboratory staff in the
computer laboratory also plays an important role because it determines the
smoothness of the entire technical and administrative processes. The staff must
fulfill a number of requirements ranging from technical to non-technical
requirements which are often in unmeasured conditions, and therefore the
acceptance processes become very subjective and tiresome. The employee
management cycle such as staff recruitment, training, reporting and auditing
needs to be supported by computer-based technology in order to acquire the
efficiency and the effectiveness. This article discusses about the development
of an online staff recruitment application, particularly for Computer
Laboratory at the Information Technology Faculty, Maranatha Christian
University, which are focusing on several tasks, such as applicants’
management, online exams, and the selection of prospective staff who meet
certain criteria. The computer system will help the Laboratory Head to build
their own dynamic form fields according to their needs that further can be used
to filter the applicants data based on their needs. The results from the
computer system will furthermore become the basis for the Laboratory Head to
determine who will be accepted.
Keywords: staff recruitment, computer laboratory, dynamic form fields
1. Pendahuluan
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Maranatha saat ini memiliki 13 laboratorium komputer yang
dikepalai oleh Kepala Laboratorium yang langsung bertanggung jawab kepada
Dekan. Terdapat 3 orang Kepala Laboratorium yang masing-masing bertanggung
jawab untuk mengelola tugastugas teknis jaringan termasuk mengelola server, mengelola seluruh fasilitas
laboratorium dan juga staf, serta mengelola riset pengembangan
laboratorium.
21
Untuk membantu sejumlah tugas
teknis dan administratif, laboratorium membuka peluang bagi para mahasiswa
untuk bekerja paruh waktu. Sebelum diterima sebagai staf laboratorium, calon
staf harus mengikuti sejumlah tahapan penerimaan calon staf diantaranya penyampaian
berkas lamaran, wawancara, magang kerja bagi mahasiswa yang belum pernah
menjadi staf sebelumnya, pelatihan yang meliputi pelatihan soft skill dan hard skill serta
ujian tertulis dan praktik.Setelah pelatihan selesai, belum berarti tahapan
penerimaan selesai, staf baru harus melakukan praktik untuk membuktikan skill melalui maintenance minimal 70 jam yang dilakukan setidak-tidaknya 2 minggu
sebelum perkuliahan semester baru dimulai.
Seluruh proses penilaian terhadap tahapan penerimaan staf
sampai saat ini masih dilakukan secara manual, dan belum ada sistem yang
membantu
“memikirkan” secara obyektif
terhadap variabel-variabel yang dijadikan sabagai patokan bahwa seorang pelamar
akhirnya dapat diterima sebagai seorang staf. Oleh karenanya diperlukan sistem
komputer untuk membantu para kepala laboratorium dalam memberikan penilaian
awal bagi para pelamar yang mengikuti seluruh tahapan penerimaan yang telah
ditetapkan dalam standar operating
procedure yang berlaku di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen
Maranatha.
2.
Kajian Teori
2.1 Aplikasi Berbasis Web
Kebanyakan perusahaan biasanya
mengembangkan aplikasi berdasarkan fungsifungsi yang ada di perusahaan.
Contohnya aplikasi keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, pengadaan,
manufaktur, dan lain sebagainya. Karena masing masing aplikasi pada mulanya
dibangun sendiri-sendiri, maka untuk
menghubungkannya
biasanya dikembangkan beberapa program antarmuka agar
output dari sebuah aplikasi dapat dibaca sebagai input dari
aplikasi lainnya.
Beragamnya kebutuhan untuk
melayani pelanggan, memaksa perusahaan untuk membeli dan mengembangkan berbagai
aplikasi bisnis maupun teknis. Sehubungan dengan hal tersebut, memiliki
arsitektur aplikasi yang handal akan sangat menentukan kinerja perusahaan dalam
menghasilkan produk dan jasa yang dapat memuaskan pelanggan. [1]
Aplikasi berbasis web
secara prinsip memiliki kesamaan dengan aplikasi pada komputer biasa, yang
membedakan adalah dalam aplikasi berbasis web
menggunakan tag-tag HTML sebagai dasar tampilan, sedangkan aplikasi dekstop dapat menggunakan berbagai platform bahasa pemograman. Aplikasi web
terdiri dari beberapa golongan diantaranya adalah [2]:
1.
Inisialisasi data master
Proses yang dilakukan adalah
pengisian satu atau beberapa tabel yang akan digunakan sebagai referensi
program aplikasi. Pengisian data master secara umum terdiri dari input data, verifikasi data, proses insert data, update data serta delete
data dari tabel master.
2.
Operasi reporting
Operasi mendapatkan data hasil query yang telah diolah sehingga didapat
informasi yang digunakan untuk kepentingan manajerial dan rekapitulasi beberapa
transaksi. Selain beberapa golongan tersebut juga terdapat operasi verifikasi,
penampilan profil, penyimpanan pesan, pengisian pesan khusus serta kombinasi
dari beberapa golongan tersebut.
2.2 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah
sekumpulan orang, data, proses-proses, antar muka, jaringan, dan teknologi yang
saling berhubungan untuk tujuan mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari
dalam suatu bisnis (kadang-kadang disebut pengolahan data), maupun mendukung
kebutuhan-kebutuhan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan manajemen
(kadang-kadang disebut pelayanan informasi). Sistem informasi dalam suatu
organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. [3]
Sistem terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi, artinya komponen-komponen yang saling
bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen itu adalah:
1.
Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke
dalam sistem.
2.
Blok Model
Terdiri dari kombinasi prosedur,
logika, dan model matematik yang memanipulasi data input dan data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
3.
Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi
adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4.
Blok Teknologi
Teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan
dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.
5.
Blok Basis Data
Basis Data merupakan kumpulan
data yang saling berhubungan satu sama lain yang tersimpan di dalam perangkat
keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya yang disebut
DBMS (Database Management System).
6.
Blok Kendali
Pengendalian yang dirancang untuk
menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi.
2.3 Ketenagakerjaan
Sumber daya manusia merupakan
salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan di samping faktor
yang lain seperti modal. Oleh karena itu sumber daya manusia harus dikelola
dengan baik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu perusahaan [4].
Terdapat sejumlah faktor-faktor
yang mempengaruhi permintaan tenaga kerja, yaitu tingkat upah, teknologi,
produktivitas dan kualitas tenaga kerja serta fasilitas modal [5]. Penggunaan
teknologi dalam perusahaan akan mempengaruhi berapa jumlah tenaga kerja yang
dibutuhkan. Kecanggihan teknologi saja belum tentu mengakibatkan penurunan
jumlah tenaga kerja. Yang lebih berpengaruh dalam menentukan permintaan tenaga
kerja adalah kemampuan mesin untuk menghasilkan produk dalam kuantitas yang
jauh lebih besar atau menghasilkan jasa yang lebih cepat dari pada kemampuan
manusia.
3. Analisis
Saat ini, laboratorium
komputer di Fakultas Teknologi Informasi dipimpin oleh 3 orang kepala
laboratorium yaitu Kepala Laboratorium Bagian Riset, Kepala Laboratorium Bagan
Staf, dan Kepala Laboratorium Bagian Teknis. Kepala Laboratorium Bagian Staf
memimpin tiga tim untuk kelancaran proses belajar mengajar dan administratif di
laboratorium komputer. Ketiga tim tersebut berasal dari hasil perekrutan
mahasiswa setiap semester untuk bekerja sebagai staf magang dengan jumlah
kurang lebih 21 orang [6].
Penerimaan mahasiswa magang
untuk laboratorium komputer dilakukan sebanyak dua kali setiap semester yaitu
di awal semester gasal dan genap, serta diumumkan maksimal dua bulan sebelum
semester yang baru akan dimulai. Waktu penerimaan semua berkas lamaran diberikan
waktu kurang lebih dua minggu. Pada tahapan awal, seleksi administratif akan
dilakukan, dimana para kepala laboratorium akan menentukan sejumlah variabel
dan syarat sebagai dasar pemilihannya. Sebagai contoh, jika kepala laboratorium
memerlukan komposisi staf berdasarkan kombinasi angkatan mahasiswa tertentu
misalnya 2011, 2012 dan 2013 maka berkas para pelamar akan dikelompokkan
berdasarkan angkatan dan pelamar yang tidak memenuhi syarat dinyatakan tidak
diterima. Sejumlah variabel dan syarat untuk penerimaan ini seringkali berubah
sesuai dengan kebijakan kepala laboratorium dan kebutuhan personil di semester
tertentu. Hal inilah, yang kemudian menjadi masalah, karena setiap kepala
laboratorium akan memberikan penilaian yang sangat subyektif. Jika lolos seleksi
administratif, calon staf akan melanjutkan proses wawancara dan tes secara
tertulis. Namun yang gagal dari seleksi administratif, tidak dapat melanjutkan
proses selanjutnya dan dapat melamar untuk semester lain.
Bagi calon staf yang telah
lulus wawancara dan tes tertulis maka calon staf akan diberikan pelatihan hard skill dan soft
skill selama dua minggu serta magang selama 2 minggu khusus bagi calon staf
yang belum pernah bekerja sama sekali di lingkungan laboratorium komputer.
Pelatihan hard skill mencakup
pelatihan untuk merakit perangkat keras, setting
BIOS, setting jaringan, troubleshooting, dan instalasi.
Sedangkan pelatihan soft skill
mencakup pelatihan terhadap standard
operating procedure di laboratorium, team
building, serta etika dan dan etiket bekerja dan bersosialisasi.
Setelah calon staf lolos dalam
tahap pelatihan dan magang, maka calon staf akan memasuki masa pengujian
kemampuan teknis atau ujian praktika dalam bentuk maintainance komputer dengan jumlah jam kerja minimal 70 jam dan dilakukan
dua minggu sebelum semester baru dimulai. Kegiatan maintenance yang dimaksud meliputi praktik langsung di laboratorium
untuk melakukan pembersihan perangkat keras, perakitan, instalasi, cloning, setting jaringan, dan uji coba setiap komputer untuk memastikan
bisa berfungsi dengan baik dan siap digunakan untuk perkuliahan.
Jika semua tahapan mulai dari
penyeleksian administratif, wawancara, tes tertulis, magang, pelatihan dan tes
praktik selesai dilakukan, kepala laboratorium akan melakukan penilaian
terhadap seluruh calon staf dan menentukan calon staf yang diterima sebagai
staf laboratorium komputer. Jika diterima, staf tersebut akan menandatangani
kontrak kerja selama satu semester yang biasanya untuk semester gasal akan
terhitung mulai 15 Juli sampai dengan 15 Januari setiap tahun, sedangkan untuk
semester genap akan terhitung mulai 15 Januari sampai dengan 15 Juli setiap
tahunnya. Sedangkan staf yang tidak diterima, akan dipersilahkan untuk melamar
di semester lain.
4. Desain
Perancangan sistem meliputi
perancangan simpanan data, alur pemrosesan data dalam sistem dan contoh
tampilan antar muka. Sistem yang dibangun akan mengikuti proses bisnis yang ada
dan diberlakukan di lingkungan laboratorium komputer Fakultas Teknologi
Informasi Universitas Kristen Maranatha khususnya untuk pengelolaan penerimaan
calon staf magang yang meliputi pengelolaan lamaran, wawancara, ujian dan
pengumuman penerimaan. Pengguna sistem akan terdiri atas entitas mahasiswa dan
admin yang juga merangkap sebagai kepala laboratorium [7] (Gambar 1).
Gambar 2. DFD Level 0
Berdasarkan permasalahan dari
tahapan analisis, didapatkan kebutuhan akan sistem baru, diantaranya kebutuhan
penyediaan form isian online dimana
isian untuk user dapat disesuaikan
secara dinamis sesuai kebutuhan para kepala laboratorium. Oleh karenanya, pada
pengelolaan penerimaan lamaran dari calon staf, sistem memfasilitasi para
kepala laboratorium untuk menentukan variabelvariabel apa saja yang nantinya
harus diisi oleh para pelamar. Form dapat dibangun secara dinamis oleh para
kepala laboratorium untuk nantinya akan digunakan sebagai dasar penyeleksian
calon staf yang lolos tahapan administratif.
Melalui Data Flow Diagram [7]
(Gambar 2) terlihat bahwa sistem yang dibangun memiliki fitur untuk pengelolaan
data di tabel-tabel master, pengelolaan lamaran yang masuk dari sejumlah
pelamar dan pengelolaan ujian yang akan menjadi dasar bagi sistem untuk
menentukan pelamar yang memenuhi kriteria dan kebutuhan laboratorium komputer.
Sedangkan simpanan data melalui
pemodelan entity-relationship diagram/ERD
[7] (Gambar 3) untuk sistem pengelolaan lamaran staf laboratorium komputer
terdiri atas 12 tabel yaitu tabel user,periode,
penerimaan lamaran, lowongan, test, hasil test, pertanyaan, kelompok soal,
pertanyaan untuk test dan tabel-tabel tambahan untuk identitas pelamar seperti
propinsi dan kabupaten.
Gambar 3. DFD Level 1
Gambar 4. ERD
5. Implementasi
Sistem yang dibangun memiliki
tampilan user interface seperti yang
dapat dilihat mulai gambar 4 sampai dengan gambar 12. Aplikasi pengelolaan
rekrutmen staf laboratorium komputer memiliki fitur- fitur diantaranya:
1. Proses
Pengiriman E-mail
Fitur ini memfasilitasi end-user untuk mengirimkan pesan masal
melalui e-mail dengan terlebih dahulu memilih daftar penerima. Setelah
menentukan pilihan, user dapat memilih tombol kirim email untuk mengirimkan
pesan elektronik kepada para penerima yang sudah dipilih sebelumnya (Gambar 4).
Gambar 5.
Fasilitas Pengiriman E-mail pada Anggota
2.
Template Form
Lamaran
Fitur ini memfasilitasi pembuatan
form untuk lamaran staf sesuai
kebutuhan Kepala Laboratorium termasuk field
name, data type dan default value yang
diinginkan. Template yang telah
dibangun tersebut juga dapat digunakan untuk proses penerimaan staf pada
periode lain (Gambar 5).
Gambar 6. Fasilitas Pembuatan Template Form Lamaran
3. Proses
Penerimaan
Fitur ini memfasilitasi kepala laboratorium untuk
melihat rekomendasi sistem atas sejumlah pelamar yang dapat diterima sebagai
staf. Hasil akhir dari fitur ini adalah berupa rekomendasi para pelamar yang
dapat diterima berdasarkan sejumlah variabel yaitu, nilai ujian, spesifikasi
lamaran dan kebutuhan di laboratorium. Untuk selanjutnya, kepala laboratorium
dapat memproses hasil rekomendasi sistem tersebut dengan cara memilih sejumlah
nama yang direkomendasikan untuk finalisasi.
Gambar 7. Rekomendasi Sistem atas
Pelamar yang Diterima
4.
Report
Fitur ini memfasilitasi pemantauan hasil olah data
misalnya nilai ujian online, para
pelamar yang mendaftar dan disertai juga dengan fasilitasi untuk ekspor report dalam format lain, misalnya
*.xls.
6. Kesimpulan
Kesimpulan dari hasil analisis,
perancangan, dan implementasi aplikasi ini adalah sebagai berikut:
1.
Data yang dikumpulkan seputar pembukaan lowongan kerja,
pengajuan dokumen lamaran dari calon staf, ujian dan pengumuman-pengumuman
seputar penerimaan calon staf dapat membantu dalam pemahaman proses bisnis yang
berjalan (as-is) di laboratorium
komputer sebelum dilakukannya tahapan perancangan dan pembuatan aplikasi
pengelolaan penerimaan staf laboratorium komputer Fakultas Teknologi Informasi.
2.
Sistem telah berhasil diimplementasikan dengan sejumlah
fitur yaitu pengelolaan lowongan, lamaran dari calon staf, dokumen dari calon
staf, ujian online, pemilahan dan
penentuan calon pelamar yang akhirnya diterima, serta pengumuman-pengumuman
seputar penerimaan calon staf serta ekspor sejumlah file menjadi file dengan
format lain sebagai contoh *.xls.
3.
Sistem telah diuji coba baik secara alpha testing (oleh pengembang) maupun betha testing (oleh para pengguna) yang
mayoritas memberikan pendapat bahwa dari sisi user interface cukup menarik, sedangkan dari sisi kemudahan
penggunaan, user memberikan tanggapan bahwa aplikasi yang telah
diimplementasikan mudah dipahami dan juga mudah digunakan.
Daftar Pustaka
[1]
Indrajit, Richardus Eko;, Konsep dan Aplikasi
Business, Yogyakarta: Andi Offset, 2002.
[2]
Simarmata, Janner, Rekayasa Web, Yogyakarta: Andi
Offset, 2010.
[3]
Kendall, Kenneth E.; Kendall, Julie E., Systems
Analysis and Design, 8th ed., Prentice Hall, 2010.
[4]
Efendi, Marihot Tua;, Manajemen Sumber Daya Manusia,
Jakarta: Gramedia, 2007.
[5]
Tjiptoherijanto, Prijono;, Pengembangan Sumber Daya
Manusia, Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2008.
[6]
FIT, Kepala Laboratorium Komputer, Standard Operating Procedure, Bandung:
Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha, 2010.
[7]
C. M. Unamo, Aplikasi Lowongan Staf Laboratorium
Komputer (Studi Kasus: Fakultas Teknologi Informasi), Bandung: Fakultas
Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha, 2013.